Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự – lương

1. Tổng quan Hurman Resource & Payroll

Hurman Resource & Payroll là chương trình quản lý nhân sự – tiền lương phù hợp với nhiều hình thức doanh nghiệp và cơ quan hành chính sự nghiệp, có phần giao tiếp lấy thông tin từ máy chấm công để lập bảng chấm công và tính lương, quản lý nhân viên từ lúc tuyển dụng cho đến khi thôi việc và toàn bộ những việc ký hợp đồng, điều động / bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, xác lập mức lương và các khoản phụ cấp / khấu trừ… trong suốt quá trình làm việc của nhân viên.

 

Hurman Resource & Payroll có thể đáp ứng những yêu cầu căn bản của vấn đề quản lý nhân sự – tiền lương trong hầu hết các mô hình quản lý công ty.

  • Hurman Resource & Payroll ngoài việc ghi nhận kết quả chấm công do người dùng nhập vào còn có khả năng kết nối với hệ thống chấm công tự động (dùng đầu đọc thẻ cảm ứng, dùng đầu đọc dấu vân tay…) giúp quản lý giờ làm việc và chấm công cho nhân viên một cách chính xác, nhanh chóng.
  • Hurman Resource & Payroll giúp nhà quản lý kiểm soát toàn bộ biến động nhân sự của công ty: thay đổi của các nhân viên theo từng chỉ tiêu quản lý, thay đổi về các chỉ tiêu quản lý của từng nhân viên cũng như các thông tin lý lịch của từng nhân viên.
  • Hurman Resource & Payroll hoạt động theo các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong suốt quá trình tồn tại của một nhân viên trong công ty: tuyển dụng, ký hợp đồng, điều động, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc.
  • Hurman Resource & Payroll là công cụ quản lý lương hiệu quả , nhanh chóng, hỗ trợ cách tính lương đa dạng, khả năng thay đổi công thức tính lương linh hoạt và giản đơn.
  • Hurman Resource & Payroll có cơ chế phân quyền chặt chẽ, linh động giúp phân rõ trách nhiệm của từng người dùng trong việc sử dụng chương trình, đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu hệ thống.

2. Tiếp cận Hurman Resource & Payroll

Hurman Resource & Payroll được xem xét như là một hệ thống cho phép ghi nhận thông tin về Nhân viên, sau đó khai thác các thông tin này phục vụ cho quản lý cũng như cho việc tạo ra/điều chỉnh trở lại thông tin của Nhân viên.

Hurman Resource & Payroll được chia thành 4 khâu: Tuyển dụng, Quản lý nhân sự, Chấm công và Quản lý lương:

  • Tuyển dụng có thể được bỏ qua nếu không có yêu cầu lưu trữ và sử dụng các thông tin về Ứng viên và đợt tuyển dụng:

Một đối tượng Ứng viên được sinh ra khi một người lao động đăng ký tham gia một đợt tuyển dụng và mất đi khi kết thúc đợt tuyển dụng đó. Một Ứng viên cũ (của một đợt tuyển dụng cũ) tham gia một đợt tuyển dụng mới được xem là một đối tượng Ứng viên mới, phần thông tin cá nhân đã có về đối tượng Ứng viên này được chuyển cho đối tượng mới cùng với thông tin về kết quả tuyển dụng trong đợt cũ để tham khảo. Giai đoạn Tuyển dụng gồm 3 phần chính: lên kế hoạch tuyển dụng; thực hiện tuyển dụng; tổng kết và đối chiếu

  • Quản lý nhân sự là giai đoạn chính và quan trọng nhất:

Sau mỗi đợt tuyển dụng với những Ứng viên được tuyển thì tất cả các thông tin mà tuyển dụng lưu trữ sẽ chuyển thành hồ sơ Nhân viên tương ứng.

Giai đoạn Quản lý nhân viên ghi nhận và khai thác thông tin trong suốt quá trình tồn tại của đối tượng Nhân viên theo các nhóm: thông tin lý lịch, thông tin đào tạo, thông tin hợp đồng, thông tin biến động (thuyên chuyển/ bổ nhiệm, nâng/hạ lương – phụ cấp – khấu trừ), thông tin khen thưởng – kỷ luật, thông tin chấm công – nghỉ – đi công tác, thông tin thu nhập – bảo hiểm, thông tin tai nạn lao động và điều trị.

  • Chấm công:

Hệ thống chấm công sử dụng thiết bị chấm công bằng vân tay. Mỗi thành viên trong cơ quan với vân tay của mình sẽ có mã số duy nhất và thông tin về người đó sẽ được lưu trên bảng Cơ sở Dữ liệu quản lý nhân sự của phần mềm chấm công.

Khi vào/ra cổng, mỗi nhân viên dùng tay ấn vào máy chấm công. Dữ liệu về mã nhân viên, ngày giờ ra/vào,được truyền vào CSDL. Phần mềm chấm công sẽ lưu lại các bản ghi về ngày giờ, mã số của nhân viên vào ra trên Cơ sở Dữ liệu để dùng làm cơ sở cho việc theo dõi giờ làm nhân viên của phần mềm chấm công và tra cứu thông tin về hệ thống khi cần thiết.

  • Quản lý Lương:

Tuỳ thuộc vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn lựa chọn cách thức trả lương thỏa thuận hay lương theo hệ số quy định của nhà nước, hoặc đồng thời cả hai.

Lương thỏa thuận là số tiền cố định mà doanh nghiệp trả cho người lao động hàng tháng tương ứng với mức lương đã thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động.

Lương theo hệ số là số tiền người lao động được hưởng theo mức lương tối thiểu(nhà nước quy định) nhân với hệ số lương tương với các ngạnh khác nhau mà nhà nước quy định.

Hurman Resource & Payroll được phân tích, thiết kế, lập trình thống nhất theo quan điểm xem xét nêu trên kết hợp với việc hỗ trợ tốt người sử dụng xuất các báo cáo tương ứng và theo yêu cầu của từng doanh nghiệp cũng như giao tiếp với các loại máy chấm công tự động (dùng thẻ từ, dùng dấu vân tay…).


Nếu đối tượng chính của hệ thống Hurman Resource & Payroll Nhân viên thì phần tử cốt lõi của hệ thống là Thông tin, và chức năng chính của hệ thông là Ghi nhậnKhai thác thông tin. Sau khi được đưa vào hệ thống, thông tin cần phải được cung cấp đầy đủ, chính xáckịp thời tại mọi lúc, về một thời điểm hay một khoảng thời gian bất kỳ. Nhà quản lý do đó luôn có được các báo cáo cần thiết để theo dõi và ra quyết định.

Hurman Resource & Payroll cung cấp nhiều loại báo cáo có khả năng lọc / tìm kiếm theo nhiều nội dung, cho những khoảng thời gian bất kỳ hoặc định kỳ như cho từng nhóm thông tin cũng như tổng hợp các nhóm thông tin.

Ví dụ:

  • Với báo cáo Biến động nhân viên, người dùng có thể xem những thay đổi về Bộ phận của một nhân viên hoặc các nhân viên thuộc một phận trong một khoảng thời gian bất kỳ, cũng có thể xem toàn bộ các thay đổi của một nhân viên nào đó trong một khoảng thời gian bất kỳ.
  • Với Danh sách nhân viên, người dùng có thể xem danh sách nhân viên của toàn công ty hay của một bộ phận nào đó tại một thời điểm bất kỳ, cũng có thể xem danh sách các nhân viên mới, các nhân viên thôi việc của công ty hay một bộ phận trong một khoảng thời gian nào đó.

Do khối lượng thông tin trong hệ thống là rất lớn, mỗi người dùng có trách nhiệm ghi nhận và khai thác khác nhau đối với các loại thông tin nên hệ thống Hurman Resource & Payroll cung cấp một cơ chế quản lý  phân quyền người sử dụng linh động nhưng chặt chẽ nhằm đảm bảo sự chính xác và bảo mật của thông tin trong hệ thống.

3. Các chức năng của Hurman Resource & Payroll

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực là hệ thống tích hợp đầy đủ các module phục vụ cho việc quản trị nguồn nhân lực từ tuyển dụng đến nhân sự, chấm công và tiền lương. Các module này được liên kết chặt chẽ với nhau và sử dụng trên hai cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu nhân sự dùng chung và cơ sở dữ liệu chấm công có liên kết đến cơ sở dữ liệu nhân sự.

Cơ sở dữ liệu nhân sự là loại dữ liệu đặc biệt, nó được lưu trữ trong cả quá trình phát triển lâu dài của doanh nghiệp, trong đó mức độ gia tăng dữ liệu phụ thuộc vào hai yếu tố chính là sự biến động nhân lực và số lượng nhân lực của công ty. Để đảm bảo được sự tối ưu về dữ liệu, theo kinh nghiệm đã triển khai ứng dụng tại các doanh nghiệp có mô hình và quy mô tương tự, chúng tôi đề xuất tách hai loại dữ liệu trong hệ thống ứng dụng này thành hai cơ sở dữ liệu gồm: cơ sở dữ liệu nhân sự và cơ sở dữ liệu chấm công. Hai cơ sở dữ liệu này có những đặc trưng khác nhau, trong khi cơ sở dữ liệu nhân sự lưu trữ toàn bộ thông tin về nhân viên và các quá trình diễn biến trong suốt thời gian hoạt động, thì cơ sở dữ liệu chấm công mang tính chất chu kỳ, với số lượng dữ liệu sinh ra hàng ngày rất lớn, nó có thể được backup và hủy bớt dữ liệu sau khi kết thúc một chu kỳ năm hoặc tháng.

Quản lý tuyển dụng

Hệ thống quản lý tuyển dụng áp dụng trong công tác tuyển dụng từ việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho đến lọc hồ sơ tuyển dụng, đưa hồ sơ vào hệ thống dữ liệu.:

  • Hệ thống tuyển dụng cho phép lưu trữ các hồ sơ đã sơ tuyển có thể sử dụng lại trong các lần tuyển dụng tiếp theo
  • Hỗ trợ thông tin cho phần nhân sự, phân nhân sự được kế thừa thông tin của phần tuyển dụng hỗ trợ cho việc cập nhật dữ liệu được nhanh chóng.
  • Hỗ trợ đánh giá công tác tuyển dụng, phân tích đưa ra được kết quả tuyển dụng so với kế hoạch.

Quản lý nhân sự (HRM)

Hệ thống quản lý nhân sự đáp ứng công việc quản lý hồ sơ nhân sự, các diễn biến của nhân viên trong quá trình công tác trong công ty. Đây là chương trình với khối lượng dữ liệu lớn và lưu trữ trong thời gian dài.

  • Hệ thống quản lý đầy đủ thông tin của CBCNV: thông tin cá nhân, quá trình công tác, thuyên chuyển bộ phận, khen thưởng, kỷ luật,…
  • Quản lý đầy đủ các quá trình biến động nhân sự
  • Khai thác được lượng thông tin rất lớn, lưu trữ trong quá trình lâu dài
  • Tra cứu tiểu sử của nhân sự theo nhiều tiêu chí
  • Cho phép đánh giá nhân sự theo kế hoạch công việc được phân
  • Có các báo cáo phân tích tình hình biến động nhân sự theo thời kỳ, hỗ trợ cho việc quản trị doanh nghiệp xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý tiền lương (PRM)

Khi chế độ tiền lương phù hợp nó sẽ là một trong những nhân tố quan trọng nhất thúc đẩy năng xuất lao động lên cao và ngược lại. Để giải quyết tốt chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong thời đại công nghệ như hiện nay, vấn đề trở nên dễ dàng hơn. Việc áp dụng các chương trình quản lý tiền lương tại các doanh nghiệp đã mang lại hiệu quả cao, các khiếu nại về chính sách của CBCNV giảm hẳn, công việc của cán bộ nhân sự tiền lương cũng được giảm đi đáng kể, ngoài ra sự sai sót trong tính toán cũng được loại trừ.

  • Kết hợp với các thông tin phần nhân sự và chấm công trong việc tính lương
  • Đề cao tính công bằng trong thu nhập của CBCNV, giảm thiểu các khiếu nại của CBCNV.
  • Chi lương cho CBCNV minh bạch rõ ràng từng khoản thu nhập hoặc giảm trừ thu nhập trên phiếu lương của từng người
  • Hỗ trợ đưa ra danh sách lương của nhân viên cùng số tài khoản ngân hàng của nhân viên để thanh toán lương qua ngân hàng
  • Tính lương dựa trên công thức, giúp cho việc thay đổi dễ dàng khi cơ chế của doanh nghiệp hoặc chế độ luật thay đổi
  • Quản lý được các quá trình đánh giá xếp loại lương
  • Quản lý được các quá trình thay đổi lương, phụ cấp
  • Quản lý được các khoản thưởng, thu nhập theo hoặc không theo định kỳ (như thưởng tết hoặc khen thưởng các nhân có thành tích xuất sắc)
  • Quản lý được các khoản giảm trừ thu nhập theo hoặc không theo định kỳ (như các khoản bảo hiểm, các khoản bị đền bù do làm hư hại cơ sở vật chất của doanh nghiệp)
  • Có các báo cáo phân tích đánh giá về diễn biến tăng giảm quỹ lương, thưởng trong từng thời kỳ.

Quản lý chấm công (TAS)

Đối với các đơn vị thực hiện tính toán tiền lương theo thời gian thì việc chấm công là điều kiện bắt buộc và nó thường chiếm nhiều thời gian của toàn bộ CBCNV. Tuy nhiên trong thời đại hiện nay, công nghệ đã hỗ trợ hiệu quả trong việc giảm thời gian chấm công và tổng hợp ngày công của người lao động một cách đáng kể. Thay vì mỗi người lao động mỗi ngày cần một khoản thời gian để chấm công, cán bộ phòng nhân sự mất thời gian để tổng hợp lại thì với các thiết bị như máy nhận dạng vân tay kết nối với chương trình chấm công thì thời gian đã thực hiện đã được giảm đi rất nhiều. Sự sai xót trong chấm công được loại trừ, ngòai ra nó cũng hỗ trợ hiệu quả trong việc bảo đảm an ninh trong nhà máy.

  • Ứng dụng công nghệ hiện đại nhận dạng vân tay
    • Kết hợp với bộ phận bảo vệ tăng tính an ninh cho doanh nghiệp
    • Giảm chi phí hơn khi sử dụng thẻ từ hoặc thẻ chíp
  • Giúp đánh giá tình trạng kỷ luật của nhân viên một cách chính xác
  • Thông tin nhân viên và các quyền mang đồ đạc ra vào công ty được kết hợp với thông tin nhân sự bảo đảm sự an toàn cho doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ thông tin cho hệ thống tính lương
  • Có các báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí

 

Mô hình Client/Sever

Font Unicode

CSDL SQL Server 2000 với việc áp dụng các tính năng bảo mật cao cũng như việc sao lưu, khôi phục dữ liệu chặt chẽ.

Giao diện thân thiện theo phong cách Window

Trung Nghĩa (Theo Elinco)

About Tony Nguyễn
Tôi tên Tony tự Tèo trú tại thôn Tám, Trảng Thanh tỉnh Thừa Thiên. Thưở thiếu thời trí tuệ tôi thường thường, tuy thế tính tình thật thà thẳng thắng, thích thi thơ ...

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: